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湖南科技学院仪器设备管理办法
来源:实验实训中心 点击数: 21991次 更新时间:2019-10-23 10:11:21

 

第一章

第一条 为加强学校仪器设备的管理,优化资源配置,提高其使用效益,根据财政部《行政事业单位国有资产管理信息系统管理规程》(财办﹝201352号)、教育部《高等学校仪器设备管理办法》(教高〔20009号)、《高等学校财务制度》(财教〔2012488号)、《湖南省省级行政事业单位国有资产处置管理办法》(湘财资〔201717号)及《湖南科技学院章程》等有关规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称仪器设备是指按财政6大类,除专项资产(房屋及构筑物、土地使用权、机动车辆(船))外,学校所有的固定资产。其中,单价在10万元以下(不含,下同)的为一般仪器设备;单价在10万元以上的为贵重仪器设备。

第三条 仪器设备管理的主要内容包括仪器设备的计划、论证、采购、验收、建账、使用、维护维修、调拨、报废等管理。

第四条 仪器设备管理坚持统一领导、分级管理、管用结合、重在利用的原则,实行校、院(部、处、中心等)二级管理体制。资产管理处是学校仪器设备管理的职能部门,对全校仪器设备进行统一台账管理,学校各使用单位,以及室内外公共(用)设施的归口管理单位是仪器设备管理的主体,负责本单位仪器设备的具体管理工作。

第二章 申请、论证、购置、验收与建账

第五条 申请购置仪器设备,无论其经费来源(教学、科研或自筹经费等)必须有计划、有步骤地实施。教学仪器类采购由实验实训中心牵头组织考察论证,并形成方案;工程类采购由基建处牵头组织考察论证,并形成初步方案;后勤服务类由后勤服务总公司牵头组织考察论证,并形成初步方案;采购中心负责组织牵头单位及相关部门、专家论证,形成最终招标方案,校招标领导工作小组审批实施。

第六条 各单位报送仪器设备购置方案前,对拟购置的仪器设备要做广泛的调研和论证,并根据学科发展规划,合理制定仪器设备的购置方案。经费管理部门在审定仪器设备购置方案时,要严格实行现有仪器设备的查重制度,单位现有同类设备使用率不达标的,不得购置新设备。

第七条 申购教学、科研贵重仪器设备,要根据教育部《高等学校仪器设备管理办法》(教高〔20009号)第十一条之要求,认真撰写《湖南科技学院贵重仪器设备购置可行性论证报告》(简称《论证报告》),未完成论证的,不得纳入购置计划。

第八条 申请购置进口仪器设备、特种设备及国家控购设备的,使用单位负责提交论证报告给采购中心,按国家相关规定进行申报和审批。

第九条 仪器设备购置计划经审批立项后,采购中心应介入采购项目的可行性研究、实施方案的拟定,确保考察、询价和市场调研等环节落实到位。

第十条 为进一步加强标后管理,特别是要加强履约监管和招标采购(竣工)验收工作。校属各单位要通力配合、共同监管,使用单位承担履约验收的第一责任。

在供应厂商完全履行完合同义务,并经运行使用合格之日起5个工作日内,使用单位负责组织验收,进口设备验收要求在到港之日起60日内完成。如不能及时验收,应及时书面报告采购中心。

第十一条 各单位新增的各类仪器设备(包括采购、自制、调入、捐赠等),先完成验收合格入库后再使用。

各单位成立验收小组,并明确分管资产的领导为验收负责人,负责验收工作。验收小组成员包括相关专家、资产领用人(或使用人,下同)、资产管理员(或资产保管人,下同)等,相互之间无亲属血缘关系。

第十二条 使用单位根据新增仪器设备的价值额度及资产性质组织验收,并承担履约验收的第一责任。

(一)合同金额5万元以下的仪器设备,由各使用单位牵头负责验收,分管资产的领导为负责人,对验收结果负责。并随时接受相关职能部门现场检查。

(二)合同金额5万元以上(含)的仪器设备,在使用单位预验收合格的基础上,采购中心牵头组织校级现场验收。大型、技术复杂的项目以及单价40万元以上的仪器设备,若有必要应邀请国家认可的质量检测机构或相关专家参加验收工作。使用单位预验收结论与校级验收结论不一致的,以校级验收结论为准。

第十三条 仪器设备验收的内容分为实物验收和技术验收。

各使用单位验收小组在仪器设备到校后,须按下列条款进行验收。

(一)实物验收。

1. 核对发货标志及数量是否与运货单一致,外包装是否完好,有破损的,及时记录和拍照。

2. 查对仪器设备的装箱单、产品合格证、说明书、操作手册、图纸、证明书等技术资料是否齐全,并一一登记;核对装箱单与采购合同是否一致。

3. 对主机和附配件分类、逐件清点。仔细核对主机及零配件的名称、数量、型号、规格、编号等与装箱单是否一致,并做好记录。零配件不齐的,写明箱号、品名、型号、规格、编号、应到与实到和缺少的数量等信息。发现数量不符的,不得签收,要求供货商及时补足,同时报告学校采购中心。

4. 对于厂方负责安装的仪器设备,由各单位验收人员在到货后与厂方人员共同开箱验收,按上述实物验收的步骤做好验收和记录,任何单位或个人不得提前或自行开箱。

(二)技术验收。主要是对各项技术性能指标进行实测,核验是否达到规定的要求,具体步骤如下。

1. 严格按照合同条款、仪器设备安装、使用说明书和操作手册的规定程序进行安装和调试。

2. 对照仪器设备使用说明书,进行各种技术参数的测试,检查仪器设备的技术指标和性能是否符合要求;查验仪器设备配套的安全保护措施是否到位。

3. 验收中,发现仪器设备出现质量问题或技术指标达不到要求的情况,由使用单位在3个工作日内与供应厂商进行交涉,办理更换、退货、理赔等手续。同时书面报告学校采购中心。

各单位验收小组在完成但不限于完成上述项目验收合格的基础上,向采购中心提交验收结果,并根据第十二条规定的额度,向采购中心提交校级验收申请。

第十四条 进口仪器设备的验收,严格按照国家关于进口设备的有关规定进行,合同规定由外商或代理商安装调试的,必须由外商或代理商派员来现场共同开箱、安装、调试。安装调试合格后方能签署验收文件。

第十五条 验收合格后,验收人、验收负责人共同签署验收文件,并填写验收资料。其中单价10万元以上的设备、特殊项目另填写《贵重仪器设备技术资料档案》,由仪器设备领用人、资产管理员、验收人、验收负责人等签字。各单位的采购和验收资料应妥善保存与移交,保存期限为从采购验收结束之日起至少保存15年。

第十六条 仪器设备验收合格、验收资料整理齐全后,由各单位资产管理员登录资产管理信息系统办理建账手续,待入库审核通过后,打印粘贴标签。最后按照学校财务报账要求报账、转账。

为提高资金利用率,加强入库管理,从源头上遏制账实不符现象,入库审核必须有据,下列情形不予审核入库。

(一)发票开具的品目名称与实物不符,或与合同清单不符、规格型号缺失的;

(二)验收人、验收负责人只签名无验收合格结论的;

(三)发票及合同上安装、调试、运输、工时等费用单列另计的;

(四)成套组合设备没有细分到每一件实物价格的;

(五)本属标准配置范围内的配件,又单列重复计价的;

(六)未经批准拟从部门专项经费开支购置的。

单价20万元以上的仪器设备,由使用单位安排专人登录湖南省大型科学仪器协作网,录入仪器设备相关信息。

第十七条 自制仪器设备须对可行性及经济合理性进行充分论证,经单位分管资产的领导及相关职能部门批准后进行试制,试制结束经技术鉴定合格的,按照购置仪器设备的验收要求予以验收和审计后的实际成本入账。

第三章 使用、维护与维修

第十八条 学校仪器设备的管理实行领用人负责制,领用人是仪器设备验收、管理和使用的直接责任人,必须是学校在职在岗正式职工。无具体领用人的,单位和归口单位的资产管理员是当然的领用人。

第十九条 各单位按照国有资产管理要求,加强仪器设备的管理,建立相应的管理制度。由个人保管、使用的仪器设备须办理借用或领用手续并承担管理责任。贵重仪器设备安排专人管理。

第二十条 各单位根据仪器设备的实际操作要求制定相应的操作规程,并严格遵守。使用贵重仪器设备,必须进行技术培训,经技术考核合格后方可上机操作。

第二十一条 仪器设备使用后应及时做好登记,贵重仪器设备应建立技术档案,准确记录使用、借用、损坏及检查维修等情况。纳入开放共享平台的大型仪器设备,要及时反馈设备使用和共享收费情况。使用登记和技术档案作为仪器设备效益评价的重要依据之一。

第二十二条 各单位要根据本单位实际情况,建立开放共享平台和开放机制,在保证完成学校教学和科研任务的前提下,鼓励仪器设备在不同层面上开放、共用和对外服务。贵重仪器设备的开放共享按照《湖南科技学院大型仪器设备开放共享管理办法》的有关规定执行,常规仪器设备有偿服务的管理模式和程序参照该规定执行,其收费标准由计划财务处审核后报资产管理处备案,收费统一由学校财务收取。

第二十三条 特种设备、放射性装置等相关特殊仪器设备的管理,按照上级部门的有关规章制度执行。

第二十四条 仪器设备原则上不得出租、出借和擅自拆改,不得侵犯他人知识产权。确因教学、科研等工作需要出租、出借和拆改的,应办理审批手续。

第二十五条 各单位要加强仪器设备的维护保养,定期校验和检修。合同质保期内的仪器设备维修,由使用单位联系供应厂商维修。质保期满具有维修价值,校内无技术力量维修的仪器设备,由使用单位联系供货厂商确定维修费用,报资产管理处审批后,再组织维修。

第二十六条 资产管理处专职维修人员主要承担学校教学、科研、行政仪器设备的零星维修工作,维修费用以本地市场价格核算更换零配件费用。

第二十七条 维修经费由资产管理处统筹,主要用于学校经费购入的教学、科研、行政、公共设备设施的维修及软件升级,但不包括有经费资助的个人(团队)项目、各类教学、科研平台等购入的仪器设备以及后勤水电设施的维修开支。

第二十八条 维修计划与程序。各单位仪器设备维修由仪器设备领用人或资产管理员申报,维修预算额度在1万元以下报资产管理处审批后执行;维修预算额度在1万元以上(含)报分管资产的校领导审批后执行;维修预算额度达到政府集中采购额度标准的,按政府采购程序执行。

第二十九条 中央空调、电梯、安防与消防等相关设备和室内外公共(用)设施需进行专业维护与保养的,由使用单位或归口管理单位根据第二十八条规定的额度报批,经审批后按相关程序确定维保单位进行维护与保养。

第三十条 各单位应认真组织实施仪器设备维修工作。维修过程中安排专人进行跟踪和记录,维修工作完成后严格验收,形成验收文件,并在资产管理信息系统中详细登记。维修更换的零配件上缴资产管理处设备科统一集中处置。

第三十一条 所有维修项目由承修单位(人员)开具发票,经使用单位经办人、验收人、单位分管资产的领导签字审核,资产处负责人签字同意后,按财务要求报账。未经批准进行的维修,不予报销维修费。

第三十二条 各单位应妥善做好《湖南科技学院仪器、设备维修三联申请单》和维修详细记录等资料的归档工作。

第四章 外借、调剂、报损与报废处置

第三十三条 外借指校外单位借用学校仪器设备。单价2万元以下的一般仪器设备的外借,需借方凭单位(部门)公函、征得仪器所在部门负责人批准并签订书面协议后执行;单位2万元(含)以上仪器设备的外借,还需资产管理处审批方可执行;单位10万元(含)以上大型精密仪器设备的外借,需向资产管理处申报,征得分管资产的校领导同意,办理有关手续后执行。

第三十四条 外借仪器的协议,应包含具体的借期、租金、操作人员培训、仪器的交接验收、逾期(或损坏、遗失赔偿)、商业利益责任承诺等内容。仪器借用期一般不超过30天,确属需要的应办理续借手续。

第三十五条 仪器设备的租金应体现校内外有别,原则上每天按原价的0.1%0.5%收取,费用交财务处,纳入设备维护费。任何单位和个人不办理相关外借手续,私自外借每天按仪器设备原值的1%对当事人处罚金,并通报批评。

第三十六条 由于协作项目需外携仪器设备时,携带人应经本部门负责人同意,并通过部门仪器管理人员办理必要的登记手续,使用结束后及时归还。如对方需单方继续使用,应按外借的要求办理相关手续。

第三十七条 各单位有积压或者多余的仪器设备,应及时造册上报,由资产管理处组织校内调剂,做到物尽其用。各单位之间经协商,需要调剂的仪器设备,经资产管理处备案审批,便及时办理调拨和调账手续。

第三十八条 仪器设备申请报损、报废条件和处置程序。

(一)仪器设备报损的条件。因丢失、被盗等非正常损失的资产,或不可抗力原因(自然灾害、意外事故等)造成资产毁损、有相关部门出具鉴定报告的。如消防部门出具受灾证明,公安部门出具的事故现场处理报告、车辆报损证明,房管部门的房屋拆除证明,锅炉、电梯等安检部门的检验报告等。

(二)仪器设备报废的条件。使用期已超过规定年限,且已不能达到应有的技术指标,无使用价值的仪器设备;或者损坏严重,无法修复的仪器设备;或者修理费用超过设备原值的50%,无修理价值的仪器设备。

(三)仪器设备报损、报废处置程序。凡申请报损、报废的仪器设备,由使用单位资产管理员通过资产管理处网站下载表格按要求填写(附件1),交由资产管理处审批或报批。其中单台件10万元以上(含)的贵重仪器设备报废,使用单位需聘请3名以上专家参与鉴定。

(四)报损、报废仪器设备的处理。报损、报废仪器设备的处置按照《湖南科技学院国有资产管理办法》相关要求办理。报废的仪器设备,一律由资产管理处组织回收处理,任何人不得私自拆卸零部件。

第三十九条 带有放射源的装置或者其他有危及人身安全、环保等仪器设备的报废,按有关规定特殊处置,并办理审批手续。

第五章 损坏、丢失与赔偿

第四十条 各单位应加强对仪器设备的管理,确保账实相符。凡资产处置时所提供的仪器设备型号、规格、配置等与入库信息不一致的,视为原仪器设备丢失。

第四十一条 仪器设备发生损坏、丢失(含被盗,下同)事故后,当事人应当立即报告,并填写《湖南科技学院仪器设备损坏、丢失报告及处理意见表》(附件2,由事发单位资产管理员、单位分管资产领导迅速查明情况和原因,厘清责任,提出初步处理意见,报相关职能部门及时处理。

第四十二条 因下列客观原因造成仪器设备损坏,经过鉴定或有关负责人证实,可免于赔偿。

(一)因仪器设备的检修、试运行等方面的特殊性,确属难以避免引起损坏的。

(二)因仪器设备本身的缺陷或使用年代久远(折算净值为0),在正常使用时发生损坏和自然损耗的。

(三)经学校有关部门批准,试行新的实验操作或检验,采取预防措施后,未能避免的。

(四)自然灾害或其它客观原因(如:突然停电、停水、外接电源故障等)造成意外损失的。

(五)采取了必要的安全防范措施情况下发生仪器设备被盗事件,并已向学校保卫处或公安机关报案,取得相关证明的。

第四十三条 不属于免于赔偿范围内的仪器设备损坏或丢失,按仪器设备损失价值进行计价赔偿或实物赔偿。

第四十四条 因下列情形造成仪器设备损坏、丢失的,除按仪器设备损失价值计价赔偿或实物赔偿外,根据具体情节,给予行政处分。

(一)一贯不爱护仪器设备,严重不负责任,严重违反操作规程的。

(二)发生事故后隐瞒不报、推迟上报、推诿责任、态度恶劣的。

(三)损失重大、后果严重的。

第四十五条 发生单价10万元(含)以上大型、贵重仪器设备损坏、丢失等重大事故,当事人应先保护现场,由使用单位会同资产管理处(丢失的还须会请保卫处)组织调查、核实,作出定损鉴定证明或赔偿意见,报学校资产管理委员会研究、分管资产校领导审批。

第四十六条 仪器设备责任损坏或丢失,优先接受实物赔偿,赔偿仪器设备的性能技术指标不能低于原设备,由资产管理处会同相关技术人员鉴定接收并完成相关动账手续。

第四十七条 仪器设备损坏或丢失,不能接受实物赔偿的,按以下原则进行计价赔偿。

(一)损坏零配件的,只计算零配件的损失价值。

(二)局部损坏可修复的,只计算修理费。

(三)损坏后质量明显下降但尚能使用的,可酌情计算损失价值。

(四)丢失或损坏严重致使整个仪器设备报废的,按全部损失价值计算。

第四十八条 计价赔偿损失价值计算方法。根据最新的政府会计制度,仪器设备损失价值按发生事件上年的资产净值计算。不能提供有效证明确定丢失或损坏日期的,均按原值赔偿。

第四十九条 确定计价赔偿金额后,由资产管理处开具仪器设备损坏、丢失赔偿通知单,下达到使用单位,使用单位通知事故责任人到计划财务处办理赔偿缴款手续。

仪器设备损坏或丢失赔偿费用只能由事故责任人个人支付,不得用公款(如教学经费、科研经费、办公经费、单位自筹经费、创收经费等)支付。

对不按期足额赔偿,年终从其奖励性绩效或月工资中扣付。学生须在毕业前赔偿,否则不予办理离校手续。

第六章 效益评价与奖惩

第五十条 学校对贵重仪器设备和部分特殊仪器设备的使用和管理进行效益评价。评价工作由资产管理处组织实施,评价结果在全校范围内公布。

第五十一条 贵重仪器设备效益评价的基本程序如下。

(一)各单位仪器设备的专管人员做好材料的收集、整理与统计工作,如实、准确填报评价表。

(二)仪器设备资产管理员核实填报的各项数据及相关材料,报单位分管资产的领导进行审核并签字盖章。

(三)审核通过的评价表及相关材料报送资产管理处,资产管理处组织人员复核。

(四)统计复核结果,分类汇总,严格按照评价体系评分。

(五)公布评价结果。

第五十二条 贵重仪器设备的使用和管理实行奖惩制度,并与管理者的业绩考核挂钩。对在购置申请、使用管理、报表填报、维护维修、技术改造及报损报废等工作中成绩突出的单位和个人,学校予以奖励;对工作不负责、失职造成经济损失或者产生不良影响的,依据情节给予单位及个人批评、教育,情节特别严重的,追究当事人及相关负责人的责任。

第七章

第五十三条 单价在200元以上(含)、1000元以下、使用期限在1年以上的仪器设备称为低值仪器设备或低值耐用品,参照本办法执行。

第五十四条 本办法由学校负责解释,具体执行中的问题咨询由资产管理处负责答复。

第五十五条 本办法自颁布之日起施行。此前颁布的有关仪器设备管理的办法与本办法相抵触的,按照本办法执行。《湖南科技学院仪器设备管理办法》(湘科院院办字〔200840号)、《湖南科技学院校有家具管理暂行办法》、《湖南科技学院计算机软件管理办法》(湘科院院办字〔200841号)、《湖南科技学院仪器设备损坏、丢失赔偿暂行办法》(湘科院院办字〔200844号)、《湖南科技学院材料与低值易耗品管理办法》(湘科院院办字〔200842号)同时废止。

  本办法由实验实训中心负责解释。

 

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